Politique de Confidentialité & RGPD

1. Responsable du traitement & Rôles RGPD

Le service Coliscan est édité par la société EPIC. Coliscan fournit une solution SaaS B2B destinée aux commerces, points relais et espaces logistiques pour la gestion des colis.

Distinction des rôles au sens du RGPD :

• Coliscan (EPIC) agit en qualité de Responsable du Traitement pour les données de compte, de facturation et de contact relatives à ses propres commerces clients.
• Le commerce client agit en qualité de Responsable du Traitement pour les données personnelles de ses propres clients (destinataires des colis).
• Coliscan (EPIC) intervient en qualité de Sous-traitant pour le compte du commerce client, en exécutant les traitements automatisés nécessaires à la gestion des colis. Le commerce client doit informer ses propres clients du traitement de leurs données conformément au RGPD.

2. Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation de Coliscan, les catégories de données suivantes peuvent être traitées :

• Données du commerce client : Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, raison sociale, adresse postale, identifiants de connexion et données de facturation.
• Données relatives aux colis et aux destinataires : Nom, prénom, numéro de téléphone du destinataire, informations figurant sur les étiquettes de transport (numéro de suivi, transporteur, emplacement de stockage/zone) et photographies éventuelles prises pour l'analyse des étiquettes.

3. Finalités du traitement

Les données collectées sont strictement nécessaires aux finalités suivantes :

• La fourniture et l'exécution du service SaaS de lecture, classement et suivi des colis ;
• L'organisation du stockage interne par zones et le suivi du retrait des colis ;
• L'envoi de notifications de retrait aux destinataires des colis (si activé par le commerce client) ;
• La gestion de la relation client, de la facturation et du support technique ;
• La garantie de la sécurité de la plateforme et la prévention des fraudes.

4. Hébergement et localisation des données

Les données traitées par la solution Coliscan sont hébergées dans un centre de données situé à Zurich, en Suisse.

Conséquences RGPD : La Suisse bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission Européenne (Décision 2000/518/CE maintenue conforme au RGPD). Le stockage des données en Suisse garantit ainsi un niveau de protection adéquat et équivalent aux exigences européennes.

5. Durée de conservation des données des colis

Les données associées à un colis sont conservées uniquement pendant la période nécessaire à sa gestion active par le commerce client.

Règle de purge automatique : Après le retrait effectif d'un colis par son destinataire, les données associées à ce colis sont conservées jusqu'à la fin de la journée du retrait, puis supprimées automatiquement à 00h00. Les données relatives aux colis retirés ne sont pas conservées indéfiniment.

6. Photographies des colis et étiquettes

Les photographies éventuelles prises ou téléchargées dans le cadre du traitement des étiquettes sont directement liées au colis concerné. Lors de la purge automatique effectuée à 00h00 à la fin de la journée du retrait, les fichiers d'images associés au colis sont définitivement et automatiquement supprimés de nos serveurs.

7. Technologies d'analyse automatisée (OCR & IA)

Coliscan utilise des technologies automatisées d'analyse optique et de traitement d'images (OCR) pour faciliter la reconnaissance et l'extraction des informations figurant sur les étiquettes de colis.

Garantie d'étanchéité des données d'entraînement : Les données et images traitées dans le cadre du service ne sont en aucun cas utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle à des fins d'apprentissage externe. La confidentialité du savoir-faire technique et la protection des flux restent intégralement préservées.

8. Accès aux données & Étanchéité entre comptes

L'architecture de Coliscan garantit une séparation stricte entre les différents commerces clients :

• Chaque commerce dispose d'un accès sécurisé restreint à ses propres données.
• Un commerce client ne peut en aucun cas accéder aux données appartenant à un autre commerce.
• Au sein de Coliscan (EPIC), l'accès aux données est strictement limité aux seuls personnels habilités dans le cadre de leurs missions de maintenance et d'assistance technique.

9. Sous-traitants & Accords DPA

Coliscan peut faire appel aux prestataires techniques suivants :

• Hébergement des données : Centre de données situé à Zurich, Suisse [À COMPLÉTER : Nom de l'hébergeur].
• Gestion des paiements : Stripe Payments Europe Ltd.
• Envoi d'emails transactionnels : [À COMPLÉTER : Nom du prestataire d'emails].
• Mesure d'audience (sous réserve de consentement) : Google Analytics (Google Ireland Limited).

Conformément à l'article 28 du RGPD, un Accord de Traitement des Données (DPA) est mis à disposition des commerces clients sur simple demande.

10. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation RGPD, toute personne concernée dispose des droits suivants :

• Droit d'accès : Obtenir la confirmation que des données sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : Demander la correction d'informations inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : Demander la suppression de ses données personnelles dans les conditions légales.
• Droit à la limitation du traitement : Demander le gel temporaire du traitement de ses données.
• Droit d'opposition : S'opposer au traitement de ses données pour des motifs légitimes.
• Droit à la portabilité : Recevoir ses données dans un format structuré et lisible par machine.

11. Procédure de demande de suppression

Toute demande relative à l'exercice de ces droits ou à la suppression de données personnelles peut être adressée par email à :

Afin de prévenir toute suppression frauduleuse, une vérification d'identité est effectuée. La demande est traitée et exécutée dans un délai maximal d'une semaine.

12. Sécurité des données

Coliscan applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité des données (chiffrement HTTPS/TLS, contrôle d'accès, isolation des comptes et sauvegardes régulières).

13. Transferts de données hors de l'UE

Les données hébergées en Suisse bénéficient de la décision d'adéquation reconnue par la Commission Européenne. Tout éventuel transfert hors de l'EEE ou de pays adéquats est encadré par des garanties appropriées (notamment les Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne).

14. Contact & Référent RGPD

Pour toute question concernant la présente Politique de Confidentialité ou pour contacter notre référent RGPD :
EPIC - Service Coliscan
Email : contact@coliscan.fr

15. Modifications de la politique de confidentialité

Coliscan se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment afin de refléter les évolutions légales ou techniques. La version publiée sur coliscan.fr est la seule version en vigueur.